7つの習慣から学ぶ正しい手帳の使い方!仕事も人生もこれだけで劇的に変わる!

こんにちは、ぐっきんです。

「手帳を買ってみたけものの使い方がイマイチよく分からない…」

もしかしたらあなたもそんな悩みを抱えてこの記事にたどり着いたのではないでしょうか?

僕自身も手帳を買っても、最初の1ヶ月しか予定が埋まらず机の引き出しの中に封印、というのを何年も繰り返してきました。

でもそれは手帳の本来の役割が分かっていなかったからだと気付きました。

この記事では「手帳の使い方がイマイチ分からないんだよな〜」という人のために、ちょっと変わった手帳の使い方をお伝えしていきます。

7つの習慣から学ぶ手帳術【準備編】

手帳の本来の役割を知る

そもそも手帳の本来の役割というのは、単純に予定を詰め込むものではなく、人生をより良い方向性に導いていくためのコンパスのようなものです。

例えば、目先でやらなければならないことというのは、本当にやりたいことと全く関係なかったりしませんか?

つまり、目先の緊急な予定をばかりをいくら詰め込んだところで、人生は良くなっていかないよということです。

目先のタスクをこなすためではなく、本当に目指したいところに向かうために手帳を使っていく。

まず最初にそのことを踏まえて続きを読んでいってください。

自分にとって何が重要なのかを考える

手帳を使っていく前に必ず考えてほしいのが、自分がどういう人生を送りたいのかということです。

ここが定まっていないと、単純に目先のタスクをなぞるだけの毎日になってしまいます。

ただし、ここで間違えてはいけないのが、緊急度の高いものと重要度の高いものは別だということです。

以下の図を見てください。

引用元:https://zenta.tv

この中で「第2領域」にあたる部分が人生を変える鍵になってきます。

第2領域というのは、分かりやすく言えば本当に実現したいことのための時間」です。

僕の場合は「会社を辞めたい」と思っていたので、起業するための勉強やブログを書くというのがここに当てはまっていました。

なので、まずは自分にとって何が「第2領域」なのかを把握することが大事になってきます。

準備するもの

準備するものは以下の3点。

  1. 手帳
  2. ボールペン
  3. 3色の蛍光マーカーg>

とりあえずこれだけあればOKです。

7つの習慣から学ぶ手帳術【実践編】

それでは、ここからは実践編に入っていきましょう。

STEP1.直近の1週間の予定を振り返る

まずは、手帳を開き直近1週間の予定を振り返ってみてください。

これから手帳を使い始めるという方は、過去1週間にやってきたことを思い出せる限り手帳に書き出してみてください。

振り返ったらその中で「第2領域」に当てはまる時間をマーカーで色付けしていきます。

その際に以下の3つで色分けしてください。

  • 「自分の成長」に対する第2領域→ピンク
  • 「仕事」に対する第2領域→黄色
  • 「プライベート」に対する第2領域→水色

第2領域に関係する予定以外は何も塗らないようすることがポイントです。

そうすることで、過去1週間の中で本当に重要なことがどのぐらいできたのかをチェックすることができます。

最初はビックリするぐらい色が付かないと思いますが、最初は誰でもそうなので大丈夫です。

まずは現状をしっかり把握していきましょう。

STEP2.自分のミッションを書き出す

STEP1を実践すると、おそらく「あれ、これって重要なのかな?それとも緊急なだけかな?」という迷いが生まれたのではなかと思います。

これは当然です。なぜなら、ほとんどの人は自分にとって何が大事なのかを分かっていないからです。

なので、STEP2では「大事なことを目に見えるように書き出す」ということをやっていきます。

大事なことというのは、人生における自分のミッション(使命)みたいなものだと思ってください。

まずは分かりやすく「自分の成長」「仕事」「プライベート」に分けてミッションを考えてみましょう。

例としては以下のような感じです。

自分の成長

  • 読書や体験を通してなるべく沢山の世界を知る
  • 人に喜んでもらえるようなスキルを身につける
  • 感性を磨いていく

仕事

  • クライアントへの貢献を第一に考える
  • 部下が困っていたら必ず助ける

プライベート

  • 家族の健康を守る
  • 楽しい思い出を沢山作る

ミッションの数に上限はありませんので、自分がこうしたいと心から思えることをどんどん書き出してみてください。

ここで設定したミッションがあなたの人生の指針となり、第2領域かどうかを決める判断基準になります。

例えば、「家族で遊園地に行く」という予定は「楽しい思い出を沢山作る」というミッションに沿っているので第2領域という扱いになります。

また、ミッションはいつでも変更可能なので、まずは思いついたことを気楽に設定してみてください。

STEP3.1週間の役割を明確にする

ミッションが決まったら、次にこれから先1週間の自分の役割を明確にしていきます。

役割というのは、人との関わりとの中での役割のことを指します。

例えば、「父」であったり、「上司」であったり、誰しも人生の中で色々な役割を持っているハズです。それらを一度紙に書き出してみましょう。

僕であれば、「夫」「息子」「孫」「兄」「友人」「コンサルタント」「コミュニティリーダー」などの役割があります。

このように、まずは自分の役割を見える化することで、次のSTEP4で立てるべき目標がより明確になっていきます。

ちなみに、「自分を成長させる」というのも重要な役割のひとつになりますよ。

STEP4.1週間の目標を決める

役割を見える化したら、次は1週間の目標を決めていきましょう。

注意点としては「目標=第2領域に関するもの」であるということです。

目先の緊急なだけのタスクと本当に重要な目標を混ぜてしまわないように気をつけましょう。大事なのはSTEP2で設定したミッションと連動しているかどうかです。

例えば僕の場合であれば、「夫」としての目標は「妻と一緒に映画を1本見る」などに設定することができます。

一般的には無駄な時間に思えるかもしれませんが、「楽しい思い出を沢山作る」と「感性を磨く」という2つのミッションに当てはまるので、第2領域という扱いになります。

このように、役割ごとにミッションと連動した目標を設定してみてください。

最初は3つぐらいの役割に絞って決めていくのがオススメです。慣れてきたら少しずつ増やしていきましょう。

例)

  • 自分の成長:ライティングに関する本を読む、散歩する、ブログを書く
  • 夫:一緒に映画を見る
  • コンサルタント:カリキュラムをブラッシュアップする

ちなみに自分の成長に関する目標だけは、以下のように「健康」「感性」「知識」「貢献」という4つに分解して設定しておくのがオススメです。

例)

  • 健康:体を休める、運動する、食事を制限する、など
  • 感性:瞑想する、音楽を聴く、映画を見る、など
  • 知識:本を読む、音声を聴く、ブログを書く、など
  • 貢献:ボランティア、情報発信、飲み会の企画、など

ちょっと多いと感じるかもしれませんが、ひとつの目標が複数の役割を兼ねることもあるので、案外そこまで重荷にはならないハズです。

例えば、「妻と一緒に映画を見る」という目標であれば、「夫」「感性」という2つの役割を兼ねてくれます。

プライベートや仕事、自己成長の時間というのは、ブツっと分けるよりも「相乗効果のあるものはないかな?」と考えた方がより楽しく目標を考えていけると思います。

STEP5.重要な予定を先に入れる

ここからはいよいよ1週間の予定を手帳に書き込んでいきます。

ここで大事なルールはたったひとつ。

「STEP4で設定した目標を先に入れる」ということです。

僕も最初は「やらなければならない予定」を先に書き込んでいたのですが、そうじゃなく「やりたい予定」を先に入れてしまうのです。

そうすることで、本当にやりたいことの時間が先延ばしにされるのを防ぐことができます。7つの習慣式手帳術ではここが大きなポイントです。

 

そして、「やりたい予定」は絶対に動かせない予定として、よほどのことがない限りは断固動かさないようにしましょう。

時間指定できるものはどんどん固定してしまうとよいですね。例えば、朝起きてからの2時間は読書する時間と決めて電話にも出ない、それぐらい固い意思でテンプレート化していきましょう。笑

STEP6.何が重要なのかを意識しながら実行する

ここまで計画を立てたら、あとはそれを実行に移していきます。

大事なのは、スケジュール通りに行動することではなく、何が最優先事項なのかを意識して行動することです。

正直スケジュール通りに予定が進むことはまずほとんどありません。予期せぬ仕事が舞い込んできてしまい、せっかく決めた予定が崩されてしまうのも日常茶飯事です。

そんなときも、何が一番重要なのかを見失わなければ、臨機応変に予定を組み直すことができるようになります。

でも、何が大事なのかが分かっていないと、ズルズルと目先の物事ばかり優先するようになってしまうということです。

だからこそ何が重要な予定なのかを見極める必要があります。STEP1〜STEP5は重要なことを明確にするための工程なので、そこをしっかりやってあれば大丈夫なハズです。

あとはひたすらPDCAサイクルを回すだけ

予定を立てて1週間が終わったら、またSTEP1に戻り、STEP6までを繰り返していきます。

この流れはPDCAサイクルと言われ、「計画→実行→評価→改善」の流れに当てはめることができます。

このサイクルを回せば回すほど、内容がどんどん磨かれていきます。

もしこれを1年も続けたら、何も考えずに過ごしている人とは圧倒的な差になってしまいます。

同じ平面をグルグルと回っている人と、螺旋階段を登っている人の違いをイメージしてもらえると分かりやすいかもしれません。

もし手帳の使い方が分からないという方は、ただスケジュールを詰め込むのではなく、優先課題をこなすために手帳を使うということを意識してみてはいかがでしょうか?

ちゃんと実践できれば、色々なことがよくなっていくハズですよ^^

それでは、最後まで読んでいただきありがとうごいざました。

PS.

僕は現在、会社員や主婦の方向けにインターネットを使った個人ビジネスを教えています。

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